در دنیای تجارت و کسب و کار، نامه‌نگاری به عنوان یک روش رسمی ارتباط و انتقال اطلاعات بین سازمان‌های مختلف به شمار می‌آید. با رشد روزافزون تجارت و صنعت، نوشتن یک نامه‌ی تجاری مناسب در جهت سرمایه‌گذاری و سودمندی به تدریج افزایش یافته است. اغلب نامه‌های تجاری برای معرفی محصول یا خدمات جدید، فروش محصول، تحقیق و مشاوره در مورد محصولات یا خدمات و ایجاد روابط تجاری خوب جهت معاملات آینده بین سازمان‌های مختلف استفاده می‌گردد.

وقتی سربرگ طراحی می‌کنید باید به جزئیات زیادی توجه کنید. سربرگ حرفه‌ای اولین نقطه‌ی تماس شما با مشتری احتمالی خواهد بود. همین امر باعث شده سربرگ به یکی از مهم‌ترین ضامن‌های چاپی در کسب و کار تبدیل شود. همچنین سربرگ را می توان بخش مهمی از استراتژی فروش و ارتباطی شما دانست.

 سربرگ برگه‌ای که به طور معمول در قطع استاندارد A4 ارائه می‌شود و برای انجام امور نامه‌نگاری ادارات و موسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در واقع اگر بخواهیم سربرگ را به شما معرفی کنیم اینطور می توان گفت که اطلاعاتی که در بالا و پایین کاغد چاپ می شود را همان سربرگ می نامند. اگر میخواهید یک سربرگ اصولی داشته باشید باید به این توجه داشته باشید که چه اطلاعاتی در سربرگ خود چاپ کنید. اطلاعاتی مانند لوگو شرکت، آدرس، نام سازمان، آدرس، شماره های سازمان و… را می توانید در سربرگ خود چاپ کنید. چاپ سربرگ به کسب و کار شما هویت می بخشد و کمک می کند شرکت شما در چشم مخاطب در شرکت هماهنگ و یکپارچه به چشم بیاید.

به طور معمول محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربرگ پیش بینی می‌شود، این مورد به ویژه در سربرگ‌های ادارات دولتی به عنوان یک اصل رعایت می‌شود. اگر چه در سایر موارد طراح می‌تواند با توجه به روحیه و محدوده‌ی فعالیت سفارش دهنده، مکان مناسب برای قرار گرفتن آرم و عنوان را تعیین کند.

دلایل استفاده از سربرگ

دلایل زیر به شما اثبات خواهد کرد که هر کسب و کاری به سربرگ شخصی خود نیاز خواهد داشت:

1- باعث می‌شود کار با شما راحت‌تر به نظر برسد
مشتریان بالقوه نه تنها می‌خواهند بدانند که یک تیم پشت شماست، بلکه به دنبال چگونگی برقراری تماس شخصی با شما نیز هستند. معمولا در سربرگ شماره تماس، آدرس، نام وب سایت و… می نویسند. وقتی شما نامه ای با سربرگ شرکت به مخاطب یا مشتریتان ارسال می کنید به راحتی از سربرگ شرکت شما می تواند با شما تماس بگیرد و یا از وب سایتتان بازدید کند. همچنین همین امر باعث افزایش اعتبار شما خواهد شد که در ادامه مقاله به آن می پردازیم.

2- سربرگ، نشان دهنده هویت و اقتدار سازمانی

این جمله که سربرگ، نشان دهنده هویت سازمانی است را با این مثال بررسی می‌کنیم؛ فرض کنید نامه‌ای را از یک شرکت در یک کاغذ معمولی و بدون هیچ علامت تجاری، نام و آدرسی دریافت می‌کنید، در همان وهله اول به صورت طبیعی پیش از مطالعه‌ی محتویات درون نامه، تصوری که در ذهن شما ایجاد می‌شود چیزی جز غیرحرفه‌ای بودن آن سازمان نخواهد بود. در این حالت ممکن است چندین اتفاق روی دهد. اولین مورد این است که به دلیل نداشتن اطلاعات کافی از فرستنده‌ی نامه امکان ثبت آن در سیستم بایگانی شرکت گیرنده سلب شده و فرصت رجوع مجدد از بین می‌رود.

 3- باعث افزایش اعتبار شما می‌شود
سربرگ‌ها و لوازم التحریر اختصاصی ( مثل خودکارهای تبلیغاتی که روی آن اسم شرکت چاپ شده است ) باعث می‌شود کسب و کار شما از دیدگاه مشتری حرفه‌ای تر به نظر رسد. با استفاده از این موارد، به احتمال زیاد می‌توانید رابطه‌ای بر اساس اعتماد با مشتری خود بسازید. همچنین شما به مشتری نشان می‌دهید که کسب و کار با ثبات و ریشه داری دارید.

4- باعث شناخته‌تر شدن برند شما می‌شود
سومین دلیل از مقاله چرا باید از سربرگ استفاده کنیم این است که این کار باعث می شوند برندتان بهتر شناخته شود. وقتی شرکتی در کاغذ‌های اداری خود از سربرگی شکیل و زیبا استفاده می‌کند، افراد در طرف مقابل به سرعت فرض می‌کنند که خدمات یا محصولاتی که ارائه می‌دهید نیز از کیفیت بالایی برخوردار هستند. اگر بتوانید به وسیله‌ی طراحی لوگو، کارت ویزیت و یا پاکت نامه از شرکت خود تصویری در ذهن مشتری ایجاد کنید، مسلما در جذب مشتریان بالقوه موفق‌تر خواهید بود. علاوه بر این هر شرکتی که می‌خواهد به مشتری خود پیامی ارسال کند، باید از طریق نقطه تماس با مشتری ( مثل سربرگ ) این کار را انجام دهد.

 نکات کلیدی در مورد سربرگ

محل قرارگیری آرم

غالبا محدوده‌ای بین ۵ تا ۱۵ سانتی‌متر مربع را به خود اختصاص می‌دهد.
ابعاد نشانه، اگر چه متأثر از شکل گرافیک آن قابلیت کوچک و بزرگ شدن خواهد داشت.
بدیهی است که محل قرارگیری آرم نباید لطمه‌ای به کاربری اصلی سربرگ‌(ضرورت نگارش متن بر روی آن) وارد کند.
قرار گرفتن نشانه و عنوان در سمت چپ یا راست‌(بالا) بستگی به شکل و جهت نشانه دارد، ولی به طور معمول در سربرگ های دولتی نشانه در سمت راست بالا قرار می‌گیرد تا امکان درج تاریخ و شماره نامه در سمت چپ بالا میسر باشد، زیرا درج موارد یاد شده در سمت چپ این امکان را فراهم می‌کند تا پس از آرشیو و بایگانی نامه‌های وارد شده، دستیابی به نامه‌های مورد نظر بر اساس شماره و تاریخ نامه‌(در هنگام ورق زدن پرونده بایگانی شده سریع تر انجام پذیرد.)

محل قرارگیری عنوان

عنوان بلافاصله در کنار آرم قرار می‌گیرد.
اغلب بخش‌های اصلی عنوان را با قلم بزرگ‌تر از بخش های دیگر قید می‌کنند.
لازم به توضیح است در صورتی که عنوان طولانی باشد، امکان شکستن آن به دو یا سه خط مقدور است.
نوع قلمی که برای عنوان استفاده می‌شود باید با گرافیک آرم و محدوده فعالیت صاحب آن متناسب باشد.
اندازه قلم عنوان بستگی به کوتاه یا مفصل بودن آن بین ۱۰ پوینت تا ۱۴ پوینت تعریف و معمولا با قلم ضخیم ارائه می‌شود.
محل قرارگیری عنوان بسته به شکل کلی قابل تعریف است اما قرارگیری عنوان در بالای نشانه‌ی فرضی دور از ذهن است.
بر حسب شکل آرم و ضرورت‌های دیگر، در پایین، چپ یا راست نشانه جای خواهد گرفت.

محل قرارگیری نشانی

نشانی اغلب در سربرگ قید می‌شود.
هم‌چنین نحوه چیدمان نوشتار نشانی نیز تحت تاثیر دیگر عوامل بصری است.
اندازه‌ی قلم بستگی به کوتاه یا بلند بودن آن و نوع فونت انتخابی، محدوده‌ای بین قلم ۸ تا ۱۲ پوینت نازک خواهد داشت.

ابعاد سربرگ

قطع استاندارد A5 پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد.
معمولا این قطع برای مکاتبات داخلی و یا متن‌های کوتاه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
باید توجه داشت اگر چه ابعاد سربرگ‌های A5 نصف سربرگ‌های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد، بلکه باید دقیقا و مجددا انتخاب قلم نوشتار و ابعاد عناصر بصری انجام پذیرد.
نحوه گرافیک سربرگ در قطع‌های گوناگون، معمولا یکسان است و تفاوت چشمگیری با یکدیگر ندارند.

به این نکته شما توجه داشته باشید که شاید A5 نصف A4 باشد اما به این معنا نیست که شما باید در سربرگ A5 اطلاعات کمتری را وارد کنید. این به طراحی سربرگ شما بستگی دارد شما می توانید در سربرگ A5 از فونت ریزتری استفاده کنید و تمام اطلاعات خود را در برگه جای دهید فراموش نکنید که اطلاعات وارد شده در سربرگ کاملا خوانا و قابل مفهوم برای مخاطب باشد.

نکات پایانی

عناصری که قید می‌شوند از حاشیه‌های سربرگ فاصله خواهند داشت(این حاشیه‌ها از یک سانتی‌متر کمتر نخواهند بود.)

در طراحی گرافیک باید توجه داشت زمینه‌ی سربرگ حتی الامکان فاقد رنگ باشد، زیرا در صورت عدم رعایت این امر، در هنگام کپی گرفتن یا ارسال سربرگ به وسیله فکس، زمینه‌ی نسخه‌ی تکثیر شده، تیره و فاقد کیفیت و کاربرد خواهد بود.

طراحی سربرگ‌هایی با قطع‌های متفاوت و گرافیک متنوع امکان پذیر خواهد بود.
هم‌چنین گرفیک اجرا شده برای سربرگ باید به گونه‌ای باشد تا مشکلی برای نگارش متن و خواندن آن ایجاد نکند.
بسته به موضوع و محدوده فعالیت و هم‌چنین نظر سفارش دهنده، محدودیت‌های ذکر شده امکان کم‌رنگ شدن دارند.

منبع: چاپ قاصدک